Avant de signer un contrat de location de véhicule professionnel, vérifiez systématiquement l’état des lieux initial, les couvertures d’assurance incluses et le montant de la franchise. Ces trois points suffisent à éviter la majorité des litiges et des surcoûts imprévus pour votre entreprise.
En Suisse, de nombreuses PME recourent à la location de véhicule professionnel pour des déplacements ponctuels, des missions temporaires ou le remplacement d’un véhicule de flotte. Cette pratique engage directement la responsabilité de l’entreprise, bien au-delà du simple contrat de location.
Trop souvent, les couvertures d’assurance incluses dans le contrat sont mal comprises, voire ignorées — ce qui expose l’entreprise à des frais considérables en cas de sinistre. Chez Bien-Assuré, nous avons conçu cette check-list complète pour vous aider à sécuriser votre location de A à Z et à aborder chaque déplacement professionnel avec sérénité.
L’état des lieux initial : une étape cruciale à documenter
L’état des lieux est la première protection de votre entreprise. Avant de quitter l’agence, réalisez une inspection visuelle complète du véhicule : carrosserie, vitres, pneus, intérieur, plancher de coffre.
Voici les actions concrètes à mener systématiquement :
- Photographier tous les angles du véhicule en activant l’horodatage automatique de votre smartphone
- Réaliser une courte vidéo panoramique pour disposer d’une preuve supplémentaire en cas de litige
- Vérifier la présence des équipements obligatoires : triangle de signalisation, gilet réfléchissant, trousse de secours et vignette autoroutière suisse
- Contrôler le niveau de carburant et noter le kilométrage exact au départ
- Faire signer par l’agent de location toute anomalie constatée sur le document d’état des lieux
- Conserver une copie numérique et une copie papier du document signé
Ces quelques minutes investies à la prise en charge peuvent vous éviter des heures de contestation — et des centaines de francs de frais injustifiés — lors de la restitution.
Analyser les couvertures d’assurance incluses dans le contrat
C’est le point le plus déterminant pour votre assurance entreprise location voiture. Les contrats de location combinent plusieurs niveaux de couverture qu’il convient de distinguer clairement.
Commencez par identifier ce que couvre réellement la Collision Damage Waiver (CDW) : cette garantie réduit votre exposition financière en cas de dommages au véhicule, mais elle ne couvre pas tout. Vérifiez notamment :
- L’inclusion ou non de la protection vol et incendie
- Les exclusions fréquentes : dommages au soubassement, au toit, aux rétroviseurs et aux pneus
- La couverture des dommages au pare-brise, souvent proposée comme supplément payant
- La validité de la couverture hors routes revêtues (chemins forestiers, zones montagneuses)
Chez Bien-Assuré, nous conseillons systématiquement à nos clients PME de vérifier la cohérence entre l’assurance du loueur et votre propre responsabilité civile professionnelle, afin d’éviter les doublons coûteux ou, à l’inverse, les zones non couvertes.
Comprendre le montant et les modalités de la franchise
La franchise en assurance location représente le montant qui reste à votre charge en cas de sinistre, même si vous êtes assuré. En Suisse, ce montant oscille généralement entre CHF 1’000 et CHF 3’000 selon le type de véhicule.
Avant de signer, calculez le seuil de rentabilité du rachat de franchise : comparez le coût de cette option avec le risque financier réel selon la durée de location et la valeur du véhicule. Vérifiez également si la franchise s’applique par sinistre ou par jour de location, et si elle peut être augmentée pour un conducteur additionnel jeune ou lors de déplacements transfrontaliers.
Franchise totale ou partielle : quelle option privilégier ?
| Option | Coût | Protection | Recommandé pour |
| Franchise totale | Prime basse | Risque assumé | Flotte régulière bien gérée |
| Rachat partiel | Modéré | Équilibré | Locations ponctuelles standard |
| Franchise zéro | Élevé | Maximale | Véhicules premium, usage intensif |
Pour une PME recourant ponctuellement à la location, le rachat de franchise offre généralement le meilleur équilibre entre coût et protection financière.
Les conditions de restitution à anticiper dès la location
Les conditions de restitution sont souvent source de mauvaises surprises. Anticipez-les dès la signature du contrat pour éviter tout litige au retour.
- Notez précisément les horaires et le lieu de restitution : les pénalités en cas de retard peuvent être significatives
- Clarifiez la politique carburant : réservoir plein à rendre, niveau au quart, ou facturation au litre
- Renseignez-vous sur le niveau de propreté exigé pour éviter des frais de nettoyage
- Documentez photographiquement l’état du véhicule au moment de la restitution
Gestion du kilométrage et des dépassements
Le coût au kilomètre supplémentaire varie de CHF 0.30 à CHF 0.80 selon les loueurs. Pour une entreprise effectuant plusieurs missions, un mauvais calcul peut générer des surcoûts substantiels.
Privilégiez les formules kilométrage illimité pour les déplacements longs ou incertains. Dans tous les cas, prévoyez systématiquement une marge de 10 à 15 % sur votre estimation kilométrique initiale.
Savoir réagir en cas de sinistre ou d’incident
En cas de sinistre impliquant un véhicule loué, chaque minute compte. Voici la procédure à suivre impérativement :
- Sécuriser la zone et constater les dégâts sans déplacer les véhicules
- Prévenir la police si la situation l’exige
- Remplir le constat européen d’accident en complétant tous les champs obligatoires et en obtenant la signature de l’autre partie
- Photographier la scène, les dommages sur tous les véhicules impliqués et les plaques d’immatriculation
- Informer le loueur dans les délais contractuels, souvent 24 à 48 heures
- Transmettre immédiatement le dossier à votre courtier en assurance ou gestionnaire risques
Notre expérience nous montre que les entreprises les mieux protégées sont celles qui ont défini en amont un protocole clair de gestion de sinistre, impliquant leurs collaborateurs, leur courtier et le loueur. En cas de dommages matériels, pensez également à vérifier ce que prévoit l’assurance choses de votre entreprise, qui peut intervenir en complément des garanties du loueur.
Les erreurs à éviter absolument après un accident
- Ne jamais reconnaître sa responsabilité sur place, même partiellement
- Ne pas quitter les lieux avant que le constat soit complet et signé
- Ne pas faire réparer le véhicule sans accord préalable écrit du loueur
- Éviter tout arrangement amiable non documenté
- Conserver tous les justificatifs : procès-verbal de police, constats, photos, échanges avec le loueur
Points de vigilance spécifiques au contexte suisse
La location de véhicule en Suisse présente des particularités réglementaires que tout gestionnaire de flotte ou responsable administratif doit maîtriser.
- Vignette autoroutière : vérifiez sa présence et sa validité (CHF 40 par année civile) avant tout trajet sur autoroute
- Pays limitrophes : une extension de couverture est souvent nécessaire pour circuler en France, Allemagne, Italie ou Autriche
- Équipements hivernaux : pneus neige ou chaînes peuvent être obligatoires selon la saison et la destination
- Les amendes pour excès de vitesse ou infraction au stationnement restent à la charge personnelle du conducteur, même en véhicule de location professionnel
- Renseignez-vous sur les zones bleues et les macarons résidents dans les villes que vous traversez
- Vérifiez la déductibilité TVA applicable à votre location selon l’usage professionnel déclaré
En synthèse, une location de véhicule professionnel bien préparée repose sur cinq piliers : un état des lieux documenté, des couvertures d’assurance comprises et adaptées, une franchise maîtrisée, des conditions de restitution anticipées et un protocole sinistre défini. Chaque point de cette check-list protège directement et concrètement votre entreprise sur le plan financier.
Chez Bien-Assuré, nous aidons les PME suisses à optimiser leur couverture mobilité professionnelle en analysant à la fois les contrats de location et les polices d’assurance existantes. Comme le rappellent les experts du secteur, la coordination entre les différentes couvertures est la clé d’une protection sans angle mort. N’hésitez pas à solliciter nos conseils pour sécuriser vos déplacements professionnels avec la rigueur qu’ils méritent.
